Organizacija vremena: 10 najvećih pogrešaka koje činite

organizacija vremena
Foto: Pixabay

Mnogi ljudi žele bolje kontrolirati svoje vrijeme, pogotovo zato što je to jedini način da se napravi više stvari u kraćem vremenskom razdoblju. No ponekad nije stvar u tome koliko se trudimo, već koliko pametno organiziramo svoje vrijeme. Zato je važno usredotočiti se na male savjete i trikove koji stvaraju veliku razliku. Kada je organizacija vremena u pitanju, poanta nije uvijek biti zauzet i uvijek raditi, već raditi pametno.

Organizacija vremena je stvarno zanimljiva disciplina jer postoji toliko mnogo savjeta i trikova koje možete slijediti. Također je dosta komplicirano jer je svaka osoba drugačija i svakoj treba drugačiji pristup. Što funkcionira s jednom osobom ne mora funkcionirati kod druge, tako da vam ponekad dobronamjerni savjeti prijatelja ili obitelji neće biti od velike koristi. Podijelit ćemo s vama naših 10 najboljih savjeta i nadamo se da će vam biti od velike pomoći kada su u pitanju vaše novogodišnje odluke. Evo nekoliko razloga zašto možda niste najbolji u organiziranju vlastitog vremena…

organizacija vremena
Foto: Unsplash

1. Ne koristite Eisenhowerovu matricu

Eisenhowerova matrica je stvarno zanimljiva metoda određivanja prioriteta i nešto čime se mnogi koriste kada je organizacija vremena u pitanju. Vrlo je važno znati koliko je vremena potrebno za svaki zadatak i koliko je taj zadatak uopće važan za vas. Bez obzira koliko ima vremena u danu, uvijek si možemo stvoriti još više odgovornosti. Zato je važno da zadatcima odredite prioritete, a najvažnije uvijek obavite što je ranije moguće. Kada pokušavamo biti produktivni, važno je da se ne opterećujemo s puno malih zadataka koji dugoročno ne stvaraju praktički nikakvu razliku. Važno je da koristimo samo one zadatke i ideje koje će nam od velike koristi.

Eisenhowerova matrica je matrica koja promatra dvije različite kvalitete u svakom zadatku koji imate. Govori o hitnosti, tako da morate svaki zadatak kategorizirati kao hitan ili manje hitan. Govori i o važnosti, tako da svaki zadatak trebate kategorizirati kao važan ili nevažan. Ljudi obično ne mogu razlikovati hitan i važan, već o hitnosti razmišljaju kao o nečemu što je povezano s vremenom, a o važnosti kao o nečemu što je povezano s osobnim osjećajem.

Nakon što svakom zadatku dodijelite ideju važnosti i hitnosti, morate odlučiti u koju ćete od četiri kategorije staviti svaki zadatak. Poslove koji su označeni kao hitni i važni potrebno je obaviti danas ili sutra. Zadaci koji su označeni kao hitni, ali nisu važni, često se mogu delegirati.

Razmislite o zadatku plaćanja računa, koji je hitan, ali vama osobno nije važan niti zanimljiv i razmislite kako biste to mogli automatizirati putem aplikacije. Stvari koje su označene kao manje hitne, ali važne, potrebno je planirati za kasnije. Stvari koje nisu niti hitne niti važne treba za sada ukloniti iz vašeg rasporeda i zapisati na mjesto gdje ćete staviti neke ideje i zadatke za sljedeći mjesec.

2. Stalno radite stvari za druge ljude

Ako stalno radite stvari za druge ljude, možda gubite dio vašeg vrijednog vremena. Znamo koliko je važno uklopiti se i kakav je osjećaj biti dio nečega. Međutim, stvarno ne želimo da se osjećate kao da trebate slijediti tuđa pravila. Želimo da znate da nikome ništa ne dugujete i da birate svoje bitke. To znači da možete učiniti određene stvari za određene ljude, ali ne morate udovoljiti apsolutno svima. To vas ne čini manje dobrom osobom.

3. Ne znate koliko vremena oduzima svaki zadatak

Kada svom dnevnom planu dodjeljujete određeni zadatak, morate znati koliko dugo taj zadatak traje. Ako nemate pojma koliko traje, nećete znati u koji dio dana pripada. Zato biste uvijek uz njegovo ime trebali staviti otprilike koliko vremena mislite da je potrebno za završetak ovog zadatka.

4. Ne koristite sustav energetskih bodova

Toplo predlažemo da koristite sustav energetskih točaka koji mnogi ljudi koriste, kako slučajno ne biste pretjerali s planiranjem. Ponekad popisi mogu biti vizualno zbunjujući, a stavljanje deset malih zadataka na popis možda ne oduzima previše vremena. Na kraju, to vam može zauzeti cijeli dan, a morate biti sigurni da pravilno dodjeljujete zadatke ovisno o tome koliko vremena imate mjesečno.

Poanta energetskog bodovanja je da koristimo bodove, baš kao što bismo imali bodove u igri. Svaki bod je jednak 1 satu, a vi morate odlučiti koliko bodova želite potrošiti tijekom dana. Na primjer, ako dan ima 24 sata, a planirate spavati 8, preostalo vam je oko 16 sati dok ste budni. Ako odlučite raditi osam sati od tih 16, to znači da imate osam bodova viška.

Uz svaki zadatak koji stavljate na svoj dnevni popis trebali biste staviti količinu bodova koju koristite i znat ćete koliko vam je vremena ostalo. Pazite da ne prelazite planirani iznos bodova koji želite iskoristiti tijekom dana.

5. Organizacija vremena te jutarnje i večernje rutine ne idu zajedno

Jutarnje i večernje rutine stvaraju veliku razliku jer nam mogu pomoći da započnemo i završimo dan na pravi način. Upravljanje vremenom je također vrlo psihološka stvar, a mi smo skloni raditi stvari bolje ako se osjećamo bolje, zato jutarnje i večernje rutine stvaraju veliku promjenu u vašem stavu. Ujutro je vrlo korisno raditi nešto što vas opušta. Ne morate učiniti ništa ekstravagantno, a ponekad će vam pomoći i šalica čaja ili šalica lijepe kave. Mnogi ljudi vole raditi nešto što obično odgađaju jer imaju puno posla, pa možete pogledati TV emisiju ili dokumentarac.

Razmislite o tom vremenu kao o investiciji za ostatak dana i s vremenom će vam biti lakše. Kada je riječ o večernjim rutinama, vrlo je važno da se opustite prije spavanja. Ako se opustite i znate da ćete se dobro naspavati, probudit ćete se i osjećati se bolje i spremni za više posla, a savjetujemo vam da se lagano protegnete i pročitate knjigu ili popričate sa svojom dragom osobom.

6. Kažete DA na sve

Ljudi koji udovoljavaju drugima pomažući im da završe svoje zadatke ili udovoljavate svim svojim željama mogu sami sebi stvoriti dodatan stres u svom svakodnevnom životu. Ako neprestano kažete DA svakom događaju, rođendanu, zabavi, pa čak i vlastitim željama, nikada nećete imati dovoljno vremena za bitne stvari kao određeni poslovi ili obrazovanje, stoga je važno biti uravnotežen i ne žrtvovati svoje mentalno zdravlje i društveni život za produktivnost. Međutim, također morate razumjeti da je produktivnost rezultat vaših postupaka, stoga pokušajte biti zagovornik obje strane.

7. Precjenjujete svoje sposobnosti

Ne bismo se trebali bojati stvari u kojima nismo dobri. Većina ljudi se osjeća neugodno kada nešto ne znaju i osjećaju se kao da rade nešto pogrešno. Ako ste precijenili svoje sposobnosti, možda ćete si dodijeliti manje vremena nego što je stvarno potrebno za vaše zadatke. Na primjer, možda mislite da ćete nešto završiti za 20 minuta, ali na kraju potrošite sat vremena na to. Ako to radite za svaki zadatak na svom popisu, naravno da nećete imati dovoljno vremena, a nije sramota priznati da su neke stvari kompliciranije od drugih. Pokušajte delegirati i automatizirati one stvari u kojima niste tako dobri i usredotočite se na one koje radite bolje i prema tome organizirajte posao.

8. Ne kombinirate svoj posao

Kategoriziranje i grupiranje vašeg rada vrlo je korisno jer ćete napraviti veliku razliku u brzini i koncentraciji koju koristite u procesu. Sjajan primjer organizacije vašeg posla je napraviti sve što trebate  za svoje društvene mreže u jednom danu. Neki ljudi misle da je bolje napraviti post svaki dan i objaviti ga isti dan, ali puno je bolje sjesti i napraviti 7 postova za cijeli tjedan.

Vrijeme koje potrošite da uključite prijenosno računalo, otvorite web stranicu i softver, izradite grafiku, spremite je, a zatim otvorite druge alate za natpis i uređivanje stvarno je duže nego što ste mislili.  Spajanjem posla uštedjet ćete vrijeme na ovim malim stvarima, a također ćete biti i koncentriraniji. Još jedan sjajan primjer grupiranja vašeg posla je dodjeljivanje stvari na popis obaveza na temelju soba u kojima se nalazite dok ih radite. Na primjer, ako morate obaviti nekoliko zadataka u kupaonici, zašto ih ne biste obavili zajedno?

9. Ne kategorizirate svoje dane

Nešto što je također jako korisno je obilježavanje vaših dana i njihovo kategoriziranje. Na primjer, mnogi poduzetnici i zaposleni ljudi stvaraju kategorije kao što su radni dani, dani društvenih medija, dani odmora i produktivni dani. Radnim danima znaju da će puno vremena provoditi na poslu i ne opterećuju toliko svoje popise obaveza već ih ostave i rasporede po ostalim danima.

Poznavanje ritma vašeg života i ritma vašeg tijela vrlo je važno kada je u pitanju organizacija vremena. Razmislite o tome imaju li vaši dani određene cikluse ili ritmove u sebi i bit ćete puno bolji u stvaranju promjena.

10. Stalno ste ometeni

Ponekad radimo sve kako treba. Izrađujemo sjajne popise zadataka, kategoriziramo naše dane i stvaramo realna očekivanja kada su u pitanju vrijeme i energija. Međutim, ono što ne kontroliramo je naša koncentracija. Ponekad smo jednostavno previše rastreseni. Zato morate stvoriti fokusiran prostor, prostor u kojem možete raditi bez razdoblja ometanja prije nego što uđete u svoj popis obaveza. Važno je isključiti TV, ukloniti mobilni telefon, staviti način rada u zrakoplovu ili isključiti obavijesti i pustiti opuštajuću instrumentalnu glazbu.

Ako smatrate da ste rastreseni, pokušajte napraviti kratku šetnju od 20 minuta koja će vam potaknuti protok krvi i stvoriti više ravnoteže u vašem tijelu.

Organizacija vremena nije teška ako se usredotočite na male savjete i trikove i stvarate male promjene. Ne možete očekivati ​​da ćete biti organizirani niotkuda, a nekoliko dana nije dovoljno za stvaranje smislenog i produktivnog rasporeda.